Firma gründen mit QES: Komplett digital, ohne Papier

Komplett digital gründen – so funktioniert es

Dank der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) können Sie heute eine GmbH oder AG gründen, ohne ein einziges Blatt Papier auszudrucken. Kein Gang zur Gemeinde, keine Apostille, kein Postweg. Der gesamte Prozess läuft digital ab – und wird in allen 26 Kantonen akzeptiert.

In diesem Artikel erklären wir den konkreten Ablauf der digitalen Gründung, die Kosten und für wen sich diese Variante besonders lohnt. Für die technischen Grundlagen zur QES lesen Sie unseren Ratgeber zur qualifizierten elektronischen Signatur.

Der Ablauf der digitalen Gründung – Schritt für Schritt

Schritt 1: QES einrichten (einmalig, ca. 15 Minuten)

Bevor die Gründung starten kann, benötigen alle Gründer eine aktive QES. Dazu registrieren Sie sich bei einer Signaturplattform (z.B. Skribble) und durchlaufen eine einmalige Identifikation per Video. Sie brauchen:

• Einen gültigen Ausweis (Pass oder Identitätskarte)
• Eine Internetverbindung und ein Smartphone

Die Identifikation dauert ca. 10–15 Minuten und gilt für alle zukünftigen Signaturen. Sie muss nicht wiederholt werden.

Schritt 2: Gründungsdaten erfassen

Erfassen Sie Ihre Firmendaten über unseren KI-Gründungsassistenten oder im persönlichen Gespräch mit unseren Notaren. Der Assistent führt Sie durch alle nötigen Angaben:

• Firmenname und Zweck
• Gesellschafter und Stammanteile
• Geschäftsführung und Zeichnungsberechtigung
• Sitz und Domizil
• Stammkapital / Aktienkapital

Schritt 3: Dokumente erhalten – per E-Mail

Unsere Notare erstellen alle Gründungsdokumente und senden sie Ihnen per E-Mail zu:

• Statuten der GmbH oder AG
• Errichtungsakt / Gründungsurkunde
• Stampa-Erklärung
• Lex Friedrich Erklärung
• Handelsregisteranmeldung
• Opting-out-Erklärung (falls gewünscht)

Sie müssen nichts ausdrucken. Alle Dokumente werden direkt digital signiert.

Schritt 4: Digital unterschreiben mit QES

Alle Gründer signieren die Dokumente mit ihrer QES – direkt am Computer oder Smartphone:

• Sie erhalten einen Link zur Signaturplattform
• Sie öffnen die Dokumente und prüfen den Inhalt
• Sie klicken auf "Signieren" und bestätigen per SMS-Code oder Authenticator-App
• Die Signatur wird mit einem qualifizierten Zeitstempel versehen

Wichtig: Die QES ersetzt zwei Schritte auf einmal – die Unterschrift selbst und die Beglaubigung der Unterschrift (Selbstbeglaubigung). Sie müssen weder ausdrucken, noch zur Gemeinde, noch zu einem separaten Notar für die Beglaubigung.

Schritt 5: Kapitaleinzahlung

Parallel zahlen Sie das Stammkapital (CHF 20'000 bei GmbH / mind. CHF 50'000 bei AG) auf das Sperrkonto ein. Die Bankbestätigung senden Sie uns per E-Mail.

Schritt 6: Notarielle Beurkundung

Unser Notar beurkundet die Gründung auf Basis der von Ihnen digital signierten Dokumente. Die Beurkundung erfolgt in der Regel per Stellvertretung – Sie erteilen dem Notar eine Vollmacht, und er beurkundet die Gründung in Ihrem Namen. Es ist keine Videokonferenz und kein physischer Termin nötig.

Schritt 7: Einreichung beim Handelsregister

Der Notar reicht alle Unterlagen beim zuständigen Handelsregisteramt ein. Die digitale Gründung mit QES wird in allen 26 Kantonen der Schweiz akzeptiert.

Schritt 8: Handelsregistereintrag

In ca. 7–10 Tagen ist Ihre Firma im Handelsregister eingetragen und auf zefix.ch sichtbar. Das Stammkapital wird freigegeben und steht Ihnen als Betriebskapital zur Verfügung.

Besonderer Vorteil für Ausländer: Keine Apostille

Beim traditionellen Gründungsweg müssen Personen mit Wohnsitz im Ausland ihre Unterschrift im Wohnsitzland beglaubigen lassen. Anschliessend muss diese Beglaubigung mit einer Apostille (Haager Übereinkommen) oder Überbeglaubigung versehen werden. Das ist umständlich, zeitaufwendig und kostet zusätzlich.

Bei der digitalen Gründung mit QES entfällt all das komplett.

Die QES wird von einem in der Schweiz anerkannten Zertifizierungsdiensteanbieter ausgestellt. Die Beglaubigung erfolgt automatisch durch die QES selbst – unabhängig davon, wo sich der Unterzeichner physisch befindet. Es ist keine Apostille, keine Überbeglaubigung und kein Gang zu einer ausländischen Behörde erforderlich.

Das macht die QES besonders attraktiv für:

• EU-/EFTA-Bürger mit Wohnsitz ausserhalb der Schweiz
• Drittstaatsangehörige, die eine Schweizer Firma gründen möchten
• Grenzgänger, die nicht regelmässig in der Schweiz sind
• Internationale Teams mit Gründern an verschiedenen Standorten

Kosten der digitalen Gründung

Die digitale Gründung mittels QES verursacht einen Zuschlag von CHF 150.– zu unserer regulären Gründungspauschale.

GmbH digital gründen

• Gründungspauschale: CHF 390.–
• QES-Zuschlag: CHF 150.–
• Total Notariat: CHF 540.–
• Staatliche HR-Gebühr: ca. CHF 600–800 (kantonsabhängig)

AG digital gründen

• Gründungspauschale: CHF 490.–
• QES-Zuschlag: CHF 150.–
• Total Notariat: CHF 640.–
• Staatliche HR-Gebühr: ca. CHF 600–800 (kantonsabhängig)

Was ist im QES-Zuschlag enthalten?

• Einrichtung der digitalen Signaturumgebung
• Beglaubigung aller Unterschriften via QES
• Elektronische Einreichung der Dokumente
• QES-Identifikation inklusive (wir übernehmen die Kosten)

Akzeptanz in allen Kantonen

Die digitale Gründung mit QES wird in der gesamten Schweiz akzeptiert. Alle 26 kantonalen Handelsregisterämter nehmen digital signierte und beurkundete Gründungsdokumente entgegen. Es spielt keine Rolle, in welchem Kanton Ihr Firmensitz liegt – der Prozess ist überall derselbe.

Vergleich: Traditionell vs. Digital

Traditioneller Weg

• Dokumente ausdrucken
• Handschriftlich unterschreiben
• Unterschrift bei Gemeinde oder Notar beglaubigen lassen
• Ausländer: Apostille oder Überbeglaubigung nötig
• Dokumente per Post an den Notar senden
• Notar beurkundet und reicht beim HR ein

Digitaler Weg mit QES

• Dokumente per E-Mail erhalten
• Mit QES digital signieren (Selbstbeglaubigung inklusive)
• Keine Apostille für Ausländer nötig
• Kein Ausdrucken, kein Postweg
• Notar beurkundet per Stellvertretung und reicht beim HR ein

Für wen lohnt sich die digitale Gründung?

Die digitale Gründung lohnt sich besonders, wenn:

• Sie im Ausland wohnhaft sind (keine Apostille nötig)
• Mehrere Gründer an verschiedenen Standorten sind
• Sie schnell gründen möchten und keine Zeit für Beglaubigungstermine haben
• Sie keinen Zugang zu einem Schweizer Notar oder einer Gemeinde für die Beglaubigung haben
• Sie generell papierlos arbeiten möchten

Für Gründer, die in der Schweiz wohnhaft sind und die Beglaubigung unkompliziert bei der Gemeinde erledigen können, ist der traditionelle Weg ebenso effizient – und CHF 150 günstiger.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich etwas ausdrucken?

Nein. Der gesamte Prozess läuft digital ab. Sie erhalten die Dokumente per E-Mail, signieren digital mit QES, und der Notar reicht elektronisch beim Handelsregister ein.

Muss ich an einer Videokonferenz teilnehmen?

Nein. Die Beurkundung erfolgt durch unseren Notar per Stellvertretung. Sie erteilen eine Vollmacht, und der Notar beurkundet die Gründung in Ihrem Namen. Ein persönliches Erscheinen oder eine Videokonferenz ist nicht erforderlich.

Brauche ich als Ausländer eine Apostille?

Nein. Bei der digitalen Gründung mit QES entfällt die Apostille komplett. Die Beglaubigung erfolgt automatisch durch die QES – egal, wo Sie sich befinden.

Wird die digitale Gründung in allen Kantonen akzeptiert?

Ja. Alle 26 kantonalen Handelsregisterämter akzeptieren digital signierte und beurkundete Gründungsdokumente.

Kann ich auch ohne QES gründen?

Ja. Die digitale Gründung ist eine Option, keine Pflicht. Sie können Ihre Firma auch auf dem traditionellen Weg gründen – Dokumente ausdrucken, unterschreiben, Unterschrift beglaubigen lassen und per Post senden. Bei www.firmagründen.jetzt bieten wir beide Varianten an.

Digital gründen mit www.firmagründen.jetzt