Buchhaltungspflicht in der Schweiz: Was Gründer wissen müssen

Gesetzliche Grundlagen der Buchhaltungspflicht

Die Buchhaltungspflicht in der Schweiz ist im Obligationenrecht (OR) geregelt, insbesondere in den Art. 957 bis 963b OR. Diese Bestimmungen legen fest, wer zur Buchführung verpflichtet ist, welchen Umfang die Buchführung haben muss und wie der Jahresabschluss zu erstellen ist.

Als Gründer sollten Sie die Buchhaltungspflicht von Anfang an ernst nehmen. Verstösse können zu Steuerproblemen, Bussen und im schlimmsten Fall zu strafrechtlichen Konsequenzen führen. Ein sauberes Rechnungswesen ist zudem die Grundlage für gute Geschäftsentscheidungen.

Wer ist buchhaltungspflichtig?

Ordentliche Buchführungspflicht (Art. 957 Abs. 1 OR)

Gemäss Art. 957 Abs. 1 OR sind zur Buchführung und Rechnungslegung verpflichtet:

• Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit einem Umsatzerlös von mindestens CHF 500'000 im letzten Geschäftsjahr
• Juristische Personen – also GmbH, AG, Genossenschaften und Vereine, unabhängig vom Umsatz

Das bedeutet: Wenn Sie eine GmbH oder AG gründen, sind Sie ab dem ersten Tag zur ordentlichen Buchführung verpflichtet – unabhängig davon, ob Sie Umsatz erzielen oder nicht.

Vereinfachte Buchführung (Art. 957 Abs. 2 OR)

Gemäss Art. 957 Abs. 2 OR müssen Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als CHF 500'000 Umsatzerlös lediglich über Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage Buch führen. Das entspricht einer vereinfachten Buchführung, die auch als Milchbüchleinrechnung bekannt ist.

Bei der vereinfachten Buchführung genügt es:

• Alle Einnahmen chronologisch aufzuzeichnen
• Alle Ausgaben chronologisch aufzuzeichnen
• Einmal jährlich die Vermögenslage zu erfassen (was besitzen Sie, was schulden Sie)

Übersicht nach Rechtsform

| Rechtsform | Umsatz | Buchführungspflicht |

|---|---|---|

| Einzelfirma | Unter CHF 500'000 | Vereinfachte Buchführung |

| Einzelfirma | Ab CHF 500'000 | Ordentliche Buchführung |

| GmbH | Jeder Umsatz | Ordentliche Buchführung |

| AG | Jeder Umsatz | Ordentliche Buchführung |

| Kollektivgesellschaft | Unter CHF 500'000 | Vereinfachte Buchführung |

| Kollektivgesellschaft | Ab CHF 500'000 | Ordentliche Buchführung |

Ordentliche Buchführung im Detail

Was gehört zur ordentlichen Buchführung?

Die ordentliche Buchführung nach Art. 957a OR umfasst:

• Erfassung der Geschäftsvorfälle – Jeder geschäftsrelevante Vorgang muss erfasst werden (Einnahmen, Ausgaben, Vermögensveränderungen)
• Kontenführung – Die Buchungen erfolgen auf Konten nach einem Kontenplan (z.B. KMU-Kontenrahmen)
• Belegpflicht – Jede Buchung muss durch einen Beleg nachgewiesen werden können
• Jahresabschluss – Erstellung von Bilanz und Erfolgsrechnung per Stichtag

Grundsätze ordnungsgemässer Buchführung

Die Buchführung muss gemäss Art. 957a Abs. 2 OR folgenden Grundsätzen genügen:

• Vollständigkeit – Alle Geschäftsvorfälle müssen erfasst werden
• Richtigkeit – Die Buchungen müssen den tatsächlichen Verhältnissen entsprechen
• Zeitgerechtheit – Buchungen sind zeitnah vorzunehmen
• Nachprüfbarkeit – Ein sachverständiger Dritter muss die Buchführung nachvollziehen können
• Systematik – Die Buchführung muss nach einem einheitlichen System erfolgen

Der Kontenrahmen

In der Praxis verwenden die meisten Schweizer KMU den Kontenrahmen KMU (auch Schweizer Kontenrahmen genannt). Er gliedert die Konten in:

• Klasse 1 – Aktiven (Umlaufvermögen, Anlagevermögen)
• Klasse 2 – Passiven (Fremdkapital, Eigenkapital)
• Klasse 3 – Betriebsertrag
• Klasse 4 – Aufwand für Material und Dienstleistungen
• Klasse 5 – Personalaufwand
• Klasse 6 – Übriger betrieblicher Aufwand
• Klasse 7 – Betrieblicher Nebenerfolg
• Klasse 8 – Ausserordentlicher Erfolg
• Klasse 9 – Abschlussbuchungen

Der Jahresabschluss

Bestandteile des Jahresabschlusses

Gemäss Art. 958 OR umfasst der Jahresabschluss:

• Bilanz – Gegenüberstellung von Vermögen (Aktiven) und Schulden plus Eigenkapital (Passiven) per Stichtag
• Erfolgsrechnung – Darstellung der Erträge und Aufwendungen während des Geschäftsjahres

Grössere Unternehmen müssen zusätzlich einen Anhang zur Jahresrechnung erstellen (Art. 959c OR). Dieser enthält ergänzende Informationen zu Bilanz und Erfolgsrechnung.

Wer muss was erstellen?

Vereinfachte Buchführung (Einzelfirma unter CHF 500'000):

• Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
• Vermögensaufstellung (Inventar)

Ordentliche Buchführung (GmbH, AG, grössere Einzelfirmen):

• Bilanz
• Erfolgsrechnung
• Anhang (bei grösseren Unternehmen)

Ordentliche Revision vs. eingeschränkte Revision

Je nach Grösse des Unternehmens ist der Jahresabschluss zu revidieren:

• Ordentliche Revision – Pflicht für Unternehmen, die zwei der folgenden Schwellenwerte in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschreiten: Bilanzsumme CHF 20 Mio., Umsatzerlös CHF 40 Mio., 250 Vollzeitstellen (Art. 727 OR)
• Eingeschränkte Revision – Für GmbH und AG, die nicht der ordentlichen Revision unterliegen
• Opting-out – GmbH und AG mit weniger als 10 Vollzeitstellen können auf die Revision verzichten, wenn alle Gesellschafter zustimmen (Art. 727a Abs. 2 OR)

Aufbewahrungspflicht

10 Jahre Aufbewahrung (Art. 958f OR)

Gemäss Art. 958f OR müssen die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege sowie der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht während 10 Jahren aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres.

Aufzubewahren sind:

• Geschäftsbücher (Journal, Hauptbuch)
• Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen, Bankbelege, Verträge)
• Geschäftsbericht (Jahresrechnung, Lagebericht bei grösseren Unternehmen)
• Revisionsbericht (falls revidiert)
• Geschäftskorrespondenz (die als Buchungsbeleg dient)

Elektronische Aufbewahrung

Die Aufbewahrung darf auch elektronisch erfolgen, sofern die Daten jederzeit lesbar gemacht werden können. Gemäss der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) müssen elektronisch aufbewahrte Unterlagen:

• Unverändert und vollständig bleiben
• Jederzeit lesbar sein
• Den gleichen Informationsgehalt wie das Original haben

Tipp: Sichern Sie Ihre Buchhaltungsdaten regelmässig und bewahren Sie Backups an einem separaten Ort auf. Ein Datenverlust entbindet Sie nicht von der Aufbewahrungspflicht.

Unterschiede nach Rechtsform

Einzelfirma

Die Einzelfirma hat es in Sachen Buchhaltung am einfachsten:

• Unter CHF 500'000 Umsatz genügt die vereinfachte Buchführung
• Kein Jahresabschluss im formellen Sinn nötig (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung reicht)
• Keine Revisionspflicht
• Die Gewinn- und Verlustrechnung wird direkt in der persönlichen Steuererklärung deklariert

Trotz der Vereinfachungen empfiehlt es sich, auch bei einer Einzelfirma eine ordentliche Buchhaltung zu führen. Spätestens bei einer Betriebsprüfung durch die Steuerverwaltung ist eine lückenhafte Dokumentation problematisch.

GmbH

Die GmbH unterliegt der ordentlichen Buchführungspflicht:

• Bilanz und Erfolgsrechnung müssen jährlich erstellt werden
• Der Jahresabschluss muss von der Gesellschafterversammlung genehmigt werden (Art. 804 Abs. 2 Ziff. 5 OR)
• Eingeschränkte Revision ist grundsätzlich Pflicht, bei weniger als 10 Vollzeitstellen ist ein Opting-out möglich
• Die GmbH ist als juristische Person selbst steuerpflichtig – sie zahlt Gewinn- und Kapitalsteuer

AG

Für die AG gelten die strengsten Anforderungen:

• Ordentliche Buchführung ist zwingend
• Der Jahresabschluss muss vom Verwaltungsrat erstellt und der Generalversammlung zur Genehmigung vorgelegt werden (Art. 698 Abs. 2 Ziff. 4 OR)
• Revisionspflicht analog zur GmbH (eingeschränkte Revision oder Opting-out bei weniger als 10 Vollzeitstellen)
• Zusätzliche Anforderungen bei börsenkotierten Gesellschaften (Swiss GAAP FER oder IFRS)

Praktische Tipps für Gründer

Von Anfang an richtig aufsetzen

• Buchhaltungssoftware verwenden – Lösungen wie Bexio, Klara, Abacus oder Run my Accounts sind speziell auf Schweizer Anforderungen zugeschnitten
• Bankkonto trennen – Führen Sie ein separates Geschäftskonto, auch bei der Einzelfirma
• Belege sofort erfassen – Wer Belege stapelt, verliert den Überblick
• Buchhaltung monatlich abschliessen – So haben Sie immer aktuelle Zahlen

Treuhänder oder selber machen?

Grundsätzlich können Sie die Buchhaltung selber führen. Allerdings empfiehlt es sich insbesondere bei der GmbH und AG, zumindest den Jahresabschluss von einem Treuhänder erstellen zu lassen.

Selber machen lohnt sich, wenn:

• Sie eine Einzelfirma mit wenigen Transaktionen haben
• Sie buchhaltungsaffin sind und eine gute Software nutzen
• Sie die laufende Buchführung übernehmen und nur den Abschluss delegieren

Treuhänder empfohlen, wenn:

• Sie eine GmbH oder AG haben
• Komplexe Sachverhalte vorliegen (Mehrwertsteuer, internationale Geschäfte)
• Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren wollen

Kosten der Buchhaltung

Die Kosten für die Buchhaltung variieren je nach Umfang:

• Buchhaltungssoftware – CHF 30 bis CHF 150 pro Monat
• Treuhänder für laufende Buchhaltung – ab CHF 100 bis CHF 300 pro Monat (je nach Anzahl Belege)
• Jahresabschluss durch Treuhänder – CHF 500 bis CHF 3'000 (je nach Komplexität)

Digitale Buchhaltung und Cloud-Lösungen

Die Digitalisierung hat die Buchhaltung für Gründer deutlich vereinfacht. Moderne Cloud-Lösungen bieten zahlreiche Vorteile gegenüber der traditionellen Buchführung.

Vorteile der digitalen Buchhaltung

• Automatische Bankanbindung – Transaktionen werden direkt importiert und vorgeschlagen
• Belege per App erfassen – Fotografieren Sie Belege mit dem Smartphone und ordnen Sie sie sofort zu
• MWST-Abrechnung – Die Software erstellt die MWST-Abrechnung auf Knopfdruck
• Echtzeit-Überblick – Sie sehen jederzeit, wie Ihr Unternehmen finanziell dasteht
• Zusammenarbeit mit dem Treuhänder – Ihr Treuhänder kann direkt auf die Buchhaltung zugreifen

Gesetzliche Anforderungen an die digitale Buchführung

Die digitale Buchführung ist rechtlich zulässig, muss aber die Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) erfüllen. Die Daten müssen unveränderbar gespeichert und jederzeit lesbar gemacht werden können. Achten Sie darauf, dass Ihre Software diese Anforderungen erfüllt und regelmässige Backups erstellt werden.

Sanktionen bei Verstössen

Wer die Buchhaltungspflicht verletzt, riskiert ernsthafte Konsequenzen:

• Steuerliche Folgen – Die Steuerverwaltung kann eine Ermessenseinschätzung vornehmen, die in der Regel zu höheren Steuern führt
• Bussgeld – Bei vorsätzlichem Verstoss gegen die Buchführungspflicht droht gemäss Art. 325 StGB eine Busse
• Konkursrechtliche Folgen – Fehlende Buchführung kann bei einer Überschuldung als Pflichtwidrigkeit der Organe gewertet werden
• Persönliche Haftung – Verwaltungsräte und Geschäftsführer können bei Verletzung ihrer Pflichten persönlich haftbar gemacht werden

Zusammenfassung

Die Buchhaltungspflicht ist ein zentrales Thema für jeden Gründer. Während Einzelfirmen unter CHF 500'000 Umsatz mit einer vereinfachten Buchführung auskommen, müssen GmbH und AG von Anfang an eine ordentliche Buchführung führen. Die Aufbewahrungspflicht beträgt 10 Jahre. Setzen Sie Ihre Buchhaltung von Beginn an richtig auf – das spart Ihnen langfristig Zeit, Geld und Ärger.